Déménagement Archives Entreprise Lille : Sécurité et Conformité (2025)
Votre cabinet d'avocat déménage de Wazemmes vers Euralille : 200 cartons d'archives (dossiers clients 10 ans), documents confidentiels (contrats, données personnelles RGPD), délai conservation légal expiré pour 40 % = destruction sécurisée obligatoire. Un déménagement archives = risques juridiques : perte document (responsabilité professionnelle), vol données (CNIL), conservation illégale (RGPD, amende 20 M€). À Lille, 5-6 prestataires certifiés maîtrisent tri conforme, destruction certifiée ISO 15713, transport sécurisé, traçabilité RGPD. Ce guide détaille obligations légales, prix, logistique et checklist pour un transfert archives d'entreprise conforme en 2025.
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Obligations Légales Archives Entreprise (2025)
1. Durées de Conservation (Par Type Document)
| Type Document | Durée Légale | Base Légale |
|-------------------|------------------|-----------------|
| Comptabilité (factures, journaux) | 10 ans | Code de commerce L123-22 |
| Social (bulletins paie, registres) | 5 ans | Code du travail D3243-4 |
| Contrats commerciaux | 5 ans après fin | Prescription civile |
| Données personnelles | Durée strictement nécessaire | RGPD Art. 5 |
| Dossiers médicaux (médecine du travail) | 40 ans | Code santé publique |
| Documents fiscaux (TVA, IS) | 6 ans | LPF L102 B |
Conséquence : Document conservé au-delà du délai légal = infraction RGPD (amende jusqu'à 20 M€ ou 4 % CA mondial).
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2. RGPD et Données Personnelles
Obligation : Toute archive contenant données personnelles (nom, prénom, adresse, email) doit être :
Déménagement = traitement de données → Exige :
Sanction : Perte archives non chiffrées = violation données (déclaration CNIL sous 72h, amende).
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3. Secret Professionnel (Avocats, Médecins, Experts-Comptables)
Obligation renforcée :
Sanction : Violation secret pro = 1 an prison + 15 000 € amende (Code pénal 226-13).
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Phase 1 : Tri et Audit Archives (J-60 à J-30)
Inventaire Complet
Procédure :
1. Comptage cartons : Total volume (200 cartons = 40 m³ environ)
2. Typologie : Comptabilité, social, juridique, commercial
3. Dates : Année de création documents
4. Conservation : Calcul expiration délai légal
Outil : Tableau Excel avec colonnes :
Temps : 1-2 jours (200 cartons = 8-12h).
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Tri : Conserver vs Détruire
Règle :
Exemple cabinet avocat (200 cartons) :
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Numérisation (Optionnel mais Recommandé)
Avantages :
Coût :
Prestataires Lille :
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Phase 2 : Destruction Sécurisée (J-30)
Procédure Conforme RGPD
Étapes :
1. Enlèvement cartons : Prestataire certifié (camion sécurisé, chauffeur habilité)
2. Transport : Direct vers site destruction (pas de stockage intermédiaire)
3. Destruction : Broyage industriel (particules < 2 mm, norme ISO 15713 niveau P-4)
4. Recyclage : Papier broyé → Filière recyclage certifiée
5. Certificat destruction : Remis sous 48h (preuve CNIL)
Traçabilité :
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Prix Destruction Archives Lille (2025)
| Volume | Prix Destruction | Inclus |
|------------|----------------------|------------|
| 10 cartons | 150-250 € | Enlèvement + broyage + certificat |
| 50 cartons | 500-800 € | Idem |
| 100 cartons | 900-1400 € | Idem |
| 200 cartons | 1600-2500 € | Idem |
Tarif moyen : 8-12 €/carton.
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Prestataires Destruction Certifiés Lille
#### 1. Elise Atlantique (Réseau National)
Certifications : ISO 9001, ISO 14001, RGPD.
Tarifs : 10 €/carton (destruction + certificat).
Plus : Bennes sécurisées (cadenas) installées sur site 1 semaine (remplissage progressif).
Contact : 03 20 67 89 01 | lille@elise.com.fr
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#### 2. Recygo (La Poste)
Service : Enlèvement + destruction + recyclage certifié.
Tarifs : 12 €/carton.
Plus : Pickup à domicile (pas besoin être présent, cartons scellés laissés devant porte).
Contact : 0 800 730 100 | recygo.fr
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#### 3. Confidentialité Nord (Spécialiste Lille)
Tarifs : 8 €/carton (volume > 100 cartons).
Plus : Destruction sur site client (camion broyeur mobile) si volume > 200 cartons.
Contact : 03 20 45 67 80 | contact@confidentialite-nord.fr
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Phase 3 : Transport Archives Conservées (Jour J)
Emballage Spécifique
Cartons archives :
Étiquetage :
Scellés sécurité : Adhésif numéroté (détecte ouverture non autorisée).
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Transport Sécurisé
Camion dédié :
Assurance :
Exemple : 200 cartons comptabilité = 5000h reconstitution × 80 €/h = 400 000 € → Assurance obligatoire.
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Inventaire Contradictoire
À l'enlèvement :
À la livraison :
Manquant : Déclaration immédiate (assurance sous 48h).
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Phase 4 : Stockage Nouveau Local ou Garde-Meuble
Stockage Interne (Nouveau Bureau)
Local archives dédié :
Coût : 2000-5000 € (aménagement local 20 m² pour 200 cartons).
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Garde-Meuble Archives Professionnel
Si :
Caractéristiques :
Prix Lille : 60-100 €/mois (20 m² = 200 cartons).
Prestataires :
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Prix Complet Déménagement Archives Lille (2025)
Exemple : Cabinet Avocat (200 Cartons)
| Prestation | Prix |
|----------------|----------|
| Audit + tri (2 jours, consultant externe) | 1200 € |
| Destruction 60 cartons (délai expiré) | 720 € |
| Numérisation 20 cartons (valeur historique) | 1600 € |
| Cartons archives (120 neufs, double cannelure) | 240 € |
| Transport sécurisé 120 cartons | 1800 € |
| Assurance valeur agréée (archives 200 000 €) | 400 € |
| Total | 5960 € |
Garde-meuble (si stockage externe 12 mois) : +800-1200 €/an.
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Exemple : PME 25 Salariés (100 Cartons Comptabilité)
| Prestation | Prix |
|----------------|----------|
| Tri interne (1 jour, assistant comptable) | 0 € (interne) |
| Destruction 30 cartons | 360 € |
| Transport 70 cartons | 900 € |
| Total | 1260 € |
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Checklist Déménagement Archives Entreprise
J-60 : Audit et Planification
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J-30 : Tri et Destruction
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J-15 : Numérisation (Si Applicable)
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J-7 : Préparation Transport
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Jour J : Transport
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J+1 : Stockage
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Erreurs Fréquentes à Éviter
1. Conserver Archives au-Delà Délai Légal
Risque : Infraction RGPD (données personnelles conservées illégalement).
Sanction : Amende jusqu'à 20 M€ (4 % CA mondial).
Solution : Audit annuel archives (destruction systématique expirées).
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2. Destruction Non Certifiée
Erreur : Jeter cartons à la déchetterie (ou brûler).
Risque :
Solution : Prestataire certifié ISO 15713 + certificat obligatoire.
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3. Transport Sans Inventaire
Risque : Carton manquant → Impossible prouver perte (assurance refuse indemnisation).
Solution : Inventaire contradictoire (enlèvement + livraison), bordereau signé.
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FAQ : Déménagement Archives Entreprise Lille
1. Combien de temps conserver archives comptables ?
10 ans (factures, journaux, bilans).
Base légale : Code de commerce L123-22.
Après 10 ans : Destruction obligatoire (RGPD, sauf litige en cours).
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2. Faut-il détruire archives avec données personnelles expirées ?
OUI, obligation RGPD. Durée conservation = strictement nécessaire (Art. 5).
Exemple : Dossier client clos depuis 6 ans (délai prescription 5 ans) → Destruction obligatoire.
Sanction : Conservation illégale = amende CNIL.
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3. Combien coûte destruction 100 cartons archives à Lille ?
Prix : 900-1400 € (enlèvement + broyage + certificat).
Tarif moyen : 10-12 €/carton.
Inclus : Transport, destruction certifiée ISO 15713, certificat RGPD.
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4. Peut-on jeter archives à la déchetterie ?
NON, illégal si données personnelles (RGPD) ou secret professionnel.
Obligation : Destruction certifiée (broyage niveau P-4, particules < 2 mm).
Preuve : Certificat destruction (archivage 5 ans).
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5. Faut-il assurer archives pendant déménagement ?
OUI si valeur reconstitution > 10 000 €.
RC Pro standard : Plafond 10 000 € (insuffisant archives comptables = 50 000-500 000 € reconstitution).
Assurance valeur agréée : 1-2 % valeur (ex. 200 000 € → 2000-4000 €).
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6. Combien coûte numérisation archives entreprise ?
Prix : 0,08-0,15 €/page.
100 cartons (20 000 pages) : 1600-3000 €.
Délai : 2-3 semaines.
Plus : Destruction papier incluse (certificat).
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7. Où stocker archives si nouveau bureau trop petit ?
Garde-meuble professionnel certifié archives :
Prestataires : Annexx Lomme, Homebox La Madeleine.
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Conclusion : Archives Entreprise, Conformité Absolue
Déménager des archives d'entreprise à Lille exige rigueur juridique : tri conforme (délais légaux), destruction certifiée (ISO 15713), transport sécurisé (traçabilité RGPD). Avec un budget de 1200 à 6000 € (selon volume et prestations), les 3 étapes critiques sont :
1. Audit J-60 : Inventaire, calcul délais, décision conservation/destruction
2. Destruction certifiée J-30 : Prestataire RGPD, certificat obligatoire (preuve CNIL)
3. Transport sécurisé : Inventaire contradictoire, assurance valeur agréée
Les 3 prestataires incontournables Lille :
→ Commandez audit archives 60 jours avant déménagement (délai destruction + numérisation).
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